Die Betriebskostenabrechnung macht vielen Mietern Angst. Eine genaue Prüfung ist allerdings empfehlenswert, denn viele Abrechnungen sind fehlerhaft. Worauf Mieter achten sollten.

Entsetzen bei Mietern, Sorgenfalten bei Vermietern. Beides gehört zu diesem Herbst der Energiekrise – vor allem mit Blick auf die jährliche Nebenkostenabrechnung. Gerade in diesen Zeiten kann es sich lohnen, einen genauen Blick darauf zu werfen, denn viele Abrechnungen, auf denen wiederum die Abschlagszahlungen für das kommende Jahr basieren, sind fehlerhaft.

 

Was sind überhaupt Nebenkosten?

Nebenkosten, auch als Betriebskosten bezeichnet, entstehen für Vermieter durch den laufenden Betrieb einer Immobilie. Diese gibt er zusätzlich zur Kaltmiete über eine monatliche Nebenkostenvorauszahlung an seine Mieter weiter. Bei der jährlichen Nebenkostenabrechnung stellt sich dann heraus, ob ein Mieter eine Nachzahlung leisten muss oder ein Guthaben ausgezahlt bekommt – eine saftige Nachzahlung ist aktuell die deutlich wahrscheinlichere Variante. Gemäß der gesetzlichen Betriebskostenverordnung darf ein Vermieter zum Beispiel Gebühren für Heizung und Warmwasser, Wasser und Abwasser, Grundsteuer, Straßenreinigung, Müllbeseitigung, Hausreinigung und Gartenpflege an seine Mieter weitergeben. Aber: „Kosten für Verwaltung und Instandhaltung sowie für Reparaturen an einer Mietwohnung muss der Vermieter selbst bezahlen“, betont Michaela Rassat, Juristin bei der Ergo Rechtsschutz Leistungs-GmbH.

Wie lange hat der Vermieter Zeit, die Nebenkosten abzurechnen?

Der Vermieter muss dem Mieter seine Nebenkostenabrechnung bis spätestens zum Ende des zwölften Monats nach Beendigung des Abrechnungszeitraums schriftlich zustellen. In der Regel läuft diese Frist zum 31. Dezember des Folgejahres ab. Die Nebenkostenabrechnung für das Kalenderjahr 2021 müssen Mieter daher bis 31. Dezember 2022 erhalten, jene für das Jahr 2022 spätestens bis zum 31. Dezember 2023. Hat der Vermieter die Abrechnungsfrist nicht eingehalten, muss der Mieter nichts nachzahlen. Steht dem Mieter jedoch eine Rückzahlung zu, hat er trotz verspäteter Abrechnung ein Anrecht darauf, diese innerhalb von 30 Tagen zu erhalten.

Wie sieht eine korrekte Betriebskostenabrechnung aus?

Die Abrechnung muss über den genauen Abrechnungszeitraum, die Bezeichnung der abzurechnenden Wohnung, den Namen des ausstellenden Vermieters oder Verwalters informieren und eine übersichtliche Darstellung der Gesamtkosten, den Verteilerschlüssel inklusive Erläuterung sowie die bisher geleisteten Vorauszahlungen des Mieters und die Berechnung seines Guthabens oder seiner Nachzahlung enthalten. „Fehlt eine dieser Angaben oder ist beispielsweise der Verteilerschlüssel nicht erklärt, sollte der Mieter seinen Vermieter zur Nachbesserung auffordern“, so Ergo-Juristin Rassat. Außerdem muss die Abrechnung auch für Laien verständlich sein.

Können Mieter die aufgeführten Kosten überprüfen?

Haben Mieter Zweifel an der Korrektheit, sollten sie sich fürs Überprüfen Zeit nehmen und dabei gegebenenfalls auf die Hilfe eines Mietervereins zurückgreifen. „Hilfreich ist oft, die Abrechnung mit dem Betriebskostenspiegel und der Abrechnung vom Vorjahr zu vergleichen“, rät der Mietrechtsexperte Ropertz. Mieter haben grundsätzlich das Recht, die Belege einzusehen, auf denen die Betriebskosten basieren – sie können eine sogenannte Belegeinsicht fordern. „Allerdings sind Vermieter nicht dazu verpflichtet, Kopien anzufertigen und diese den Mietern auszuhändigen“, sagt Rechtsexpertin Rassat. Das bedeutet für Mieter: Sie müssen den Vermieter aufsuchen, um die Belege durchzusehen. Jedoch räumen die Gerichte Mietern das Recht ein, sich – gegen Erstattung der Kosten – vom Vermieter Kopien per Post zuschicken zu lassen, wenn Mieter und Vermieter sehr weit entfernt voneinander wohnen.

Welche Fristen müssen Mieter beachten?

Mieter können nach Erhalt der Abrechnung innerhalb einer zwölfmonatigen Frist die Nebenkostenabrechnung prüfen und Widerspruch einlegen. Wichtig dabei: „Offene Forderungen aus der Nebenkostenabrechnung, also eine Nachzahlung, müssen Mieter trotzdem innerhalb von 30 Tagen nach Erhalt der Abrechnung begleichen“, sagt Rechtsexpertin Rassat. Wer es nicht innerhalb dieser Frist schafft, die Abrechnung zu prüfen, sollte eine Nachzahlung nur unter Vorbehalt tätigen und dies dem Vermieter schriftlich mitteilen.