„Wir sind quasi das Einwohnermeldeamt der JVA.“ Die Beschreibung von Petra Hotel-Leibfritz für die Vollzugsgeschäftsstelle im Gefängnis Heimsheim ist ziemlich anschaulich. Die Regierungshauptsekretärin und ihr Team sind zuständig für die Akten sämtlicher Gefangenen – egal, ob sie für längere Zeit hier sind oder gleich nach wenigen Tagen in eine andere Anstalt verlegt werden. „Wenn jemand neu hier ankommt, gehen wir rüber in die ,Kammer‘, machen ein Foto von dem Gefangenen und legen seine Akte an“, erklärt Petra Hotel-Leibfritz. So läuft es zumindest ab, wenn die Männer von selbst hierherkommen oder von der Polizei gebracht werden. Kommen die Männer mit den großen Gefängnisbussen nach Heimsheim, wird dieses Prozedere meist von den Mitarbeitern der Kammer erledigt. Die Geschäftsstelle bekommt die nötigen Informationen dann nur noch in schriftlicher Form.
In der Akte sind eine Personenbeschreibung – auch Besonderheiten wie Tattoos – festgehalten, die Vollstreckungsunterlagen, die Ergebnisse der anstaltsärztlichen Untersuchung und gegebenenfalls Hinweise zu besonderen Sicherheitsvorkehrungen. Alles noch klassisch in Papierform. „Manche Anstalten fotografieren auch die Tattoos ab, das machen wir hier aber nicht.“ Auch die Entlassungen gehen über die Schreibtische der Vollzugsgeschäftsstelle. „Nach der Entlassung bleibt die Akte eines Gefangenen noch zehn Jahre hier zur Aufbewahrung. Danach wird entschieden: Kann sie vernichtet werden oder bleibt sie im Archiv?“
Die Vollzugsgeschäftsstelle steht auch immer in Kontakt mit anderen Behörden wie der Staatsanwaltschaft und Ausländerbehörden – und natürlich mit der Stadtverwaltung Heimsheim. Denn jeder neue „Bewohner“ der JVA, der länger als nur ein paar Tage hier bleibt, bedeutet zugleich einen neuen Einwohner für die Stadt Heimsheim. Damit zählen die Gefangenen nicht nur zur Einwohnerstatistik der Stadt hinzu, sie sind auch Bürger mit einem Wahlrecht. Ausnahmen sind allein verurteilte Mörder, die für eine gewisse Zeit ihr Wahlrecht verwirkt haben. Gefangene wählen grundsätzlich per Briefwahl, ihre Stimmen werden ganz normal im Rathaus Heimsheim ausgezählt.
